「販促物のデータやクリエイティブデータの社内外とのやり取りに時間がかかる。」「データがなかなか見つからない。」そんな経験はありませんか？データのやり取りをスムーズに行う方法として、ファイル共有ツールの活用があります。

　ただファイル共有ツールと一言で言っても環境やデータ量、課題感によって選ぶべきファイル共有ツールは変わってきます。そこで今回は、目的や環境にあったおすすめのファイル共有ツールを紹介します。

そもそもファイル共有ツールとは？

　ファイル共有ツールとは、社内外問わず、いつでも・どこでも・安全にオンライン上でファイルを共有できるツールのことです。オンライン上にあるストレージに画像や動画などのファイルをアップロードすることで、任意の相手とファイルを共有することができます。細かい機能については、ツールごとで異なりますが、オンラインストレージのように手軽に利用できるだけでなく、複数の端末から利用可能で、細かな管理機能を備えているのも特徴の一つです。

ファイル共有ツールが重要視される理由

　「ファイルはその都度メールで渡している。それで十分。」と思われる方もいるかもしれません。しかし近年、PPAP問題※1が危険視されるなどメールで送れば良いというわけにはいかない時代になってきています。

　また、近年のOMO（Online Merges with Offline）への深化などによるデータの種類・量が劇的に増加しています。そのため作成したデータは企業にとっての資産であり、共有方法も含め中長期的に管理すべきと考える企業も増えてきています。

テレワークの普及が急速に進んでいる昨今、インターネット環境で利用できるファイル共有を活用することは、業務を円滑に行うために必要になってきています。

※1 PPAPとは、パスワード付きzipファイルとパスワードを別メールで送信すること。以前はPPAPが定番でしたが、セキュリティ上の危険性があるとされています。

ファイル共有ツール導入のメリット

　ファイル共有ツールのメリットをご紹介します。

ファイルのやり取りを効率化できる

　ファイルが保存してある場所がオンライン上のため、同時に複数人のユーザーがアクセスでき、作業を同時に進めることができます。他支社や協力会社など物理的に離れた場所でもスピーディーにファイル共有のやり取りができます。

テレワークの対応など場所を選ばずファイルの共有ができる

　テレワークやワーケーションなど働き方の多様化に対応できます。ファイル共有ツールの多くはマルチデバイスに対応しているので、移動中などのPCが開けない場合でも利用が可能です。

ファイル共有ツールの分類

　ファイル共有ツールには大きく分けて3つに分類されます。

社内共有・管理系

　社内のビジネス書類の共有・管理に特化しています。メール・スケジュール・ドキュメント作成などを一元管理する統合基幹システムです。社内でのファイル共有・管理をしたい場合や、メールやスケジュールなどの社内ドキュメントを総合的に管理したい場合におすすめです。

オンラインストレージ系

　複数人でデータを共有して共同作業・ファイル管理を行う機能に特化しています。タスク管理・プロジェクト管理などの機能が充実しており、社内外へのファイル共有を安価で行いたい場合におすすめです。

DAM（デジタルアセットマネジメント）

　社内外のファイル共有・管理を行う機能があります。またIllustratorやPhotoshopなどアプリのファイルプレビューやファイル変換も可能なファイル管理・共有総合環境ツールです。ファイル共有・管理だけでなく、デジタルデータ資産を効率的に管理したい場合におすすめです。

ファイル共有ツール導入の選定ポイント

　さまざまなファイル共有ツールがある中で、自社にあったツールを選ぶポイントをご紹介します。

選定ポイント1. データ容量

　まずは、オンライン上に保存できるデータ容量がどれくらい必要か検討しましょう。部署単位なのか、会社全体なのか。保存するファイルはどんなファイルがあるかで必要なデータ容量が大きく変わってくるので、しっかり要件定義することが重要です。

選定ポイント2. 料金

　導入前に使い方をお試しできる「トライアル」や「無料プラン」があるか、「初期費用」が必要か「月額料金」はどのくらいか、また、どの機能がオプション扱いなのかしっかり確認しましょう。

　月額料金は安いけど、アカウント数が少なく、オプションでアカウントを追加したところ、他のツールより月額料金が高くなった、なんていうケースもあるので注意しましょう。

選定ポイント3. セキュリティ

　企業によっては機密情報を取り扱う場合もあります。また、前段で説明したようにデータは企業の資産と考えると外部への流出は会社にとって大きな打撃となるため、契約前にセキュリティをしっかり確認しておきましょう。社内情報システムを管理している部署に相談するのも良いでしょう。

選定ポイント4. 利便性

　せっかく導入しても使われなければ意味がありませんので、直感的な操作性やわかりやすいUIであるかなど利便性を確認しましょう。「トライアル」や「無料プラン」があるツールであれば使うメンバー全員がまずは使いこなせるかどうか試してみると良いでしょう。

　その際に、スマホやタブレットでの操作性やWindows、MacなどOS毎の操作性に問題がないか確認することも重要です。

ファイル共有ツール おすすめ6選

ファイル共有ツールについて説明してきたところで、いよいよおすすめのツールをご紹介していきます。ファイル共有ツールそれぞれの特徴やおすすめポイントもあわせてご紹介します。※サービスや機能は変更される場合がございます。最新情報は各社のサイトをご参照ください。

Googleドライブ（社内共有・管理系）

　Google社が提供している無料から利用できるファイル共有ツールです。
Google Workspace（旧称 G Suite）に含まれるGmailやGoogleカレンダー、またGoogle版OfficeであるGoogleスプレッドシートやGoogleスライドと連携し、オンライン上で作成した表計算ファイルや資料を共有・管理できます。

　GmailやGoogleスプレッドシートなど現在Google Workspace内のツールを社内環境で使用している企業様は導入のハードルが低く、おすすめです。

Googleドライブの特徴

• Google Workspaceに含まれるツールを使えるためコストパフォーマンスが良い
• 他社の無料プランに比べ容量が多い（15GBまで無料）
• モバイルアプリがあるためスマホでの操作性が良い

Microsoft SharePoint（社内共有・管理系）

　Microsoft社が提供しているファイル共有ツールです。
チームや部署・プロジェクト毎にポータルサイトを作成することができるのが特徴です。

　また、Googleドライブ同様にMicrosoft社のTeamsやOutlookと連携することが可能です。Microsoft社のツールを社内環境で使用している企業様は導入のハードルが低く、おすすめです。

Microsoft SharePointの特徴

• チームや部署・プロジェクト毎にポータルサイトを作り管理することが可能
• ファイルのアップロードや同期時間が早い
• モバイルアプリがあるためスマホでの操作性が良い

Box（オンラインストレージ）

　現在100,000社以上が利用しているセキュリティを重視したオンラインストレージです。
法人向けに開発されたツールのため、徹底的にセキュリティにこだわっている所が特徴です。

　また、100種類以上のファイル形式をプレビューすることができるため、専用アプリの入っていない方がファイル内容を確認することが多い部署の方におすすめです。

Boxの特徴

• 高度なセキュリティ
• 有料プランはすべてストレージ容量無制限　
• 100種類以上のファイル形式をプレビュー可能

Dropbox（オンラインストレージ）

　Dropbox社が提供する世界的なシェアを誇るオンラインストレージです。
PC内に指定したフォルダを自動で同期できるため、保存したデータをオンライン上に再度アップする必要がありません。ITリテラシーを問わず誰でも簡単に使いたい企業様におすすめです。

Dropboxの特徴

• 指定したフォルダの自動同期が可能
• アクティビティ情報で常に最新情報を把握可能
• 最長で1年間復元可能　

CIERTO（DAM）

　コンテンツ制作分野に特化して開発されたDAM（デジタルアセットマネジメント）です。
ファイル共有・管理はもちろん、制作フローや承認フローもデジタル化することが可能です。

　また、商品写真・商品情報などマスタ情報をCMSに流し込んでコンテンツを制作することが可能です。コンテンツ制作から配信、管理までスピーディーに行いたい企業様の広報/宣伝部門、販促部門、マーケティング部門におすすめです。

CIERTOの特徴

• コンテンツ制作から配信・管理とファイル共有・管理に関わるフローを環境に合わせて最適に構築
• アカウントのないユーザーにもゲスト権限の付与が可能
• 肖像権や使用期限などのデータに関する許諾情報の管理が可能

IMAGE WORKS（DAM）

　富士フイルムイメージングシステムズ株式会社が提供する画像や動画等のデジタル資産の管理に特化したDAM（デジタルアセットマネジメント）です。

　あらゆるファイルや資料の中も検索できる機能や、AIが対象画像を分析し類似画像を自動で抽出する機能があるため、膨大なデータ量を管理したい企業様におすすめです。

IMAGE WORKSの特徴

• ドラック＆ドロップや右クリックのショートカットなど直感的な操作性
• 1ファイル最大60GBの大容量ファイルに対応
• 100項目以上のファイル属性情報の設定で検索が簡単

まとめ

　今回は、ファイル共有ツールについて、メリットや選定のポイント、代表的なツール例を紹介しました。ファイル共有ツールは販促物のデータやクリエイティブデータを手軽に共有することができる一方で、セキュリティ面での注意事項や、利用可能人数やデータ量に応じて費用が増えることなど留意しながら選定をしてみてください。

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