PCメーカー様 導入事例

データ一元管理・共有・活用体制の整備で会社全体のパフォーマンス向上をサポート

導入前の課題
  1. 会社の成長に伴い各種制作物が増加しデジタルデータを管理できるシステムが必要
  2. 営業部からのデータ提供依頼が頻発し検索/提供の手間や共有までのタイムラグが発生
  3. コンテンツの利用期限を管理する体制が確立されておらず版権管理が制作部に依存
導入後の効果
  1. データを一元管理し素材/制作データをオンラインで社内に公開できる環境を整備
  2. 営業部が自由にデータ検索/変換/共有URL発行まで対応でき営業・販促活動を効率化
  3. 属性情報管理や利用制御の自動化、DL申請フローにより強固な版権管理体制を実現

1. プレビュー付きデータの一元管理・属性情報管理で各部署へのデータ共有や検索を効率化

同社は、製品カタログやPOP、Webサイト、広告バナーなど様々な販促媒体を社内の制作部で制作しています。以前は制作部内のサーバーでデータを管理していたため、他部署からのデータ提供依頼に対応する工数やコンテンツの利用期限管理が行えないなど様々な課題を抱えており、効率的にデータを管理し共有できる仕組みを必要としていました。

CIERTO導入後は、製品写真やロゴ、タレント素材、販促動画など幅広いデータをCIERTOに登録し、各部署から直接データを閲覧・検索してダウンロードを行える環境を整備しています。管理データに対してブランドや制作媒体のジャンル、スペック情報などのメタデータを設定することで、データの整理や関連付けが柔軟に行えるため、検索の精度が向上しています。

2. 営業部が各自で画像を検索・変換・共有でき、制作/営業双方の生産性を向上

以前は営業部が画像や過去データを使用する際に制作部へデータ提供の依頼が入り、その都度該当画像の検索や変換、共有する必要があるためかなりの工数が生じていました。

現在はCIERTO上でプレビュー付きでデータが管理されているため、営業自身がWebブラウザ上で必要なデータを検索・確認でき、画像のトリミング/サイズ変換も簡単に行うことが可能です。社外関係者へのデータ共有時には送付データを選択して共有URLを発行できるため、ファイル転送サービスを使用する手間も削減されています。

以前は月間約20件、1件につき20分ほどの時間を割いて対応していたデータ提供対応が「ほぼ0」になったことで、制作部では業務をストップして対応することによる生産性低下がなくなり、営業部では豊富な画像をいつでも使用できるため営業活動が効率化でき提案の品質向上にも効果が出ています。

3. 属性情報や期間に合わせたコンテンツ利用の自動制御で誤使用を防止

以前は制作部が個別でタレントごとの版権情報を管理していましたが、CM展開の増加等に伴い版権管理が必要なコンテンツが増加したこと個別での権利管理対応が厳しくなっていました。

現在はタレント画像の使用期間や新製品の情報解禁日などの情報に合わせてプレビューの表示/非表示やウォーターマーク表示などを自動化しており、一目で使用可否がわかる適切な版権管理と、使用不可コンテンツの誤使用防止を実現しています。制御を行うことで「データの種類によっては勝手に使用することで問題になる」という認識が各部署に広まり抑止力となる副次的効果も出ています。

4. CIERTO上でデータ利用申請から承認まで完結できる申請ダウンロード機能

タレント画像やCM動画など、データ利用時の承認が必要なデータを一つのフォルダに格納し、ダウンロード申請フローを設けています。申請者が使用したいデータを選択して使用用途を入力すると制作部へ承認依頼が届き、選定されたデータに対して承認/否認を登録すると申請者に承認結果が通知されます。

データ使用者が自身で必要データを選定することで制作部側の素材用意の手間が削減でき、使用用途が明記されることで承認/否認の判断も効率化できています。承認が必要なコンテンツは必ず申請が行われるフローが確立されたことで誤使用リスクも下がり、コンプライアンス強化にも繋がっています。
※掲載内容は、株式会社ビジュアル・プロセッシング・ジャパンの販売実績です。

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