医薬メーカー様 導入事例

デジタルアセット管理(DAM)で実現する業務改善とコンプライアンス強化

導入前の課題
  1. ファイルサーバーや個人PCにデータが散在し、検索・取得に時間がかかる
  2. 社内外関係者とのデータ共有に手間がかかる、セキュリティ面の不安
  3. データの許諾情報確認の手間や使用不可データの誤使用リスクが発生
導入後の効果
  1. データ一元管理と柔軟な検索機能で必要データの検索・取得を効率化
  2. ゲストファイル共有の活用で効率的・セキュアにデータを共有
  3. 使用許諾情報管理体制を整え、コンプライアンスを強化

業務効率向上とコンプライアンス強化を実現するコンテンツ一元管理プラットフォーム

1. デジタルアセット管理システム「CIERTO」選定理由

同社の研究開発本部業務管理部では、データ管理体制の確立や社内外関係者との効率的なデータ共有を目的に、デジタルアセット管理(DAM)システム「CIERTO」を導入しました。管理対象となるデータは画像や動画、Officeドキュメント、制作データなど多岐に渡るため、CIERTOのプレビューフォーマットの豊富さや使いやすく洗練された画面デザインが選定のポイントとなりました。その他、メタデータ管理や柔軟な検索機能、安全なゲストファイル共有などの機能面やセキュリティの高さ、導入後のサポート体制などを評価いただいています。

2. 属人的なデータ管理体制から脱却、データ一元管理で検索・取得を効率化

研究開発本部では、製品開発・研究に関する画像や動画、プレゼン資料、製品写真、CM動画、技術情報誌の素材や制作データなど様々なコンテンツを制作・管理しています。本データの利用者は部内だけでなく製品企画、広報、マーケティング部門など多岐にわたりますが、以前はファイルサーバーや個人PCにデータが散在しており、必要なデータの確認や取得に無駄な手間が生じていました。

現在は、これらのデータをCIERTOに登録し、Web上でプレビュー表示や検索、ダウンロードが行える環境を構築しています。インターネット環境があればどこからでもCIERTOにアクセスでき、全文検索や属性情報検索など柔軟にデータを検索できるため、社外プレゼンや急遽資料が必要になった際にも即座に最新コンテンツを使用できるようになりました。データの一元管理によりコンテンツを資産として活用できる土台が整い、日常業務の生産性向上を実現しています。

3. ゲストファイル共有とファイル変換機能でデータの共有・二次利用を効率化

同社では、技術情報誌を発行しており、制作会社とのデータ受渡しが頻繁に行われます。以前はメール添付や転送サービスを使用していたため、アップロード・URL共有・PW通知・入稿データの仕分けなどの手間が発生していました。現在はゲストファイル共有機能を活用しており、大容量データもCIERTOの画面上で簡単かつ安全に共有できるようになりました。

InDesignなどの制作データもCIERTO上でプレビューでき、バージョンが増えても常に最新データを一目で把握できるため、確認作業も効率化されています。社内他部署からのデータ提供依頼の際にもCIERTO上で、用途に応じて画像フォーマットやサイズを変換/加工し、オンラインで簡単に共有できるようになりました。様々なシーンで作業効率が向上しコストダウン・工数の削減を実現しています。

4. 使用許諾情報の紐付け管理によりコンプライアンス強化

以前は、コンテンツの使用可能期限など許諾情報の管理体制が整っておらず、使用可否の管理や確認が属人的に行われていました。そのため、商品写真や研究データなどの二次利用の際に古いデータが誤って使用されてしまったり、メールで共有したデータが転送されて使用されてしまうなど、管理においての人的対応に限界が見えている状況でした。

現在は、コンテンツに紐づく使用可能期限などを、メタデータとしてCIERTOに登録し、使用禁止データには透かしを表示させるなど許諾情報を管理しています。データ共有時にはダウンロード期限/回数を設定することでデータの流出も防止しています。

CIERTO上にデータが集約され正確な許諾情報を、Web上で確認できる体制が整ったことで、確認の手間削減やデータ使用の統制が実現しコンプライアンス強化に繋がっています。
※掲載内容は、株式会社ビジュアル・プロセッシング・ジャパンの販売実績です。
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