ギフトカタログ通販企業様 導入事例

制作時のデータ検索時間短縮と営業への画像依頼対応90%削減に成功

導入前の課題
  1. デザインデータを営業と共有していなかった為、制作業務を圧迫する程の画像依頼
  2. ファイル便でのデータ受け渡しが多く、送付/受け取り漏れが発生し作業が煩雑
  3. 商品画像を営業提案書に利用する際、制作部で形式変換が必要になり非効率
導入後の効果
  1. 商品画像をクラウド上で管理することで営業から制作部への画像依頼件数大幅削減
  2. 社内NASとクラウドを自動同期しデータ受け渡しすることで時間短縮、ミス防止
  3. 営業が自ら必要な商品画像やロゴを形式変換できるため営業活動を支援

社内NASとCIERTOクラウドを同期させたデザインデータの管理フロー

1. 「CIERTO」導入の背景

弊社は、自社カタログや顧客のOEMカタログなど毎月40本のカタログ制作が動いております。
多くの関係者を介した業務ですが、以前よりカタログの本数が増えたり、短納期になったことで効率化がより一層命題になっています。カタログギフトの特性上、既存カタログを流用したり、10年前のカタログに掲載した商品画像を再利用することも多くあるため、データを誰でも的確に取得できる環境を構築したく導入検討が始まりました。

弊社は制作を一部内製しているため、オンラインの活用はしながらもフルマウントによる、スピード感を落とさない制作作業も必要になります。LocalProductionCloudは社内のNASとクラウドのCIERTOを同期できるため、端末上で作業したデザインデータをそのまま協力会社に受け渡したり、営業に共有できる点は他社製品にはない特徴だと感じています。

2. プレビュー付きデザインデータ管理による検索性向上

以前はファイルサーバやHDDに散在している約100万点のデザインデータを、フォルダツリーやファイル名、担当者の記憶をもとに探す必要があったため検索性が非常に悪いと感じていました。

また、システム導入前はデザインデータを営業に共有していなかったため、制作部への画像依頼も多く制作業務を圧迫するほどでした。LocalProductionCloud導入後は制作部も営業も必要なデータをダウンロードできるようになり、より生産性の高い業務に比重を当てることが出来るようになっております。

以前は営業から月600件の画像依頼が来ておりましたが、現在では約60件となっていることからも効率化に繋がっていることが言えると思います。

3. ブラウザ上での画像変換・ゲストダウンロード機能の活用でデータ共有を効率化

前述した通り、LocalProductionCloudはローカルで作業したデザインデータをダウンロードや別システムにアップロードすることなく、オンラインでのURL発行のみで、協力会社とデータの受け渡しができるため、日々の小さな作業ではありますが、スピーディーな制作に繋がっております。

また、ツールを統一することで作業履歴を追うことができるため、1日数回発生する受け渡しが問題なく行われているかを確認し送付漏れや受け取り漏れの防止ができております。

4. データダウンロード申請により加盟店の販促活動量を増加

カタログで使用した商品画像やロゴを営業が提案書で利用するケースが多くありますが、これまでの紙ベースでの利用申請では、実際に使えるようになるまでに時間を要するため、営業活動の遅延リスクがありました。

LocalProductionCloud導入後は、営業が自らIllustratorやPhotoshopのデータをJPGやPNGに変換し活用できております。

年2回の運用実績報告などをまとめた定期診断では、半年間で約20,000件の画像変換が行われていることが分かり、想像していた以上にコンテンツを再活用した営業活動が支援できていると感じております。

5. オンライン校正の活用と基幹システムとの連携による運用拡張を目指して

弊社でもテレワークが進んでいく中でオンライン校正機能を新たに活用したいと感じています。校正業務を100%オンライン化することは難しいと思いますが、仕入先からの修正指示はそこまで多くないので要所で活用しながら、効率的かつどこにいても業務が遂行できる体制に近づけたいと考えています。

また、将来的には基幹システムとユニークな商品番号での情報連携を行っていきたいです。現在の権利体系はカタログ単位となっているため、AカタログとBカタログに同一商品が掲載されていた場合は商品画像などを重複して登録する必要がありますが、基幹システムで持っている商品番号をLocalProductionCloudに連携することで、同一商品の紐付けを実現したいと思っています。
※掲載内容は、株式会社ビジュアル・プロセッシング・ジャパンの販売実績です。
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